「広報活動の一環としてチラシを作成したいけど、自前で作るのは難しい…」「効果的なチラシのデザインや制作方法がわからない…」
このような悩みをお持ちの自治体担当者様は多いのではないでしょうか？
自治体でも広報活動の重要性が高まり、チラシ等を活用した情報発信を行うケースが少なくありません。しかし、限られた予算や人員の中で、効果的なチラシを作成することは容易ではありません。そこで、多くの自治体では、チラシの制作を外注することが一般的となっています。
しかし、初めてチラシを外注する場合、どんな点に注意すれば良いのか、何を準備すれば良いのか、わからないことだらけだと思います。そこで今回は、自治体担当者様向けに、チラシを外注する前に知っておきたいポイントについて解説していきます。ぜひ最後まで読んで、成功するチラシ外注を実現しましょう。
自治体チラシ外注の基礎知識
なぜチラシを外注する必要があるのか？
自治体でチラシを作成する目的は、住民への情報伝達、イベント告知、政策への理解促進など、様々です。チラシは、住民とのコミュニケーションツールとして重要な役割を果たしています。しかし、効果的なチラシを作成するには、デザイン、文章、印刷など、専門的な知識や技術が必要となります。
自治体職員は、専門知識や経験が不足している場合も多く、限られた時間の中で質の高いチラシを作成することは容易ではありません。また、デザインソフトの購入や印刷費用など、コストも発生します。
そこで、専門性の高い制作会社に外注することで、以下のメリットが得られます。
- デザイン性の高いチラシを作成できる
- ターゲットに合わせた効果的なデザインや文章を作成できる
- 印刷や配布まで一括で依頼できる
- 制作にかかる時間とコストを削減できる
自治体チラシ外注のメリット・デメリット
| メリット | デメリット |
|---|---|
| デザイン性の高いチラシを作成できる | 費用がかかる |
| ターゲットに合わせた効果的なデザインや文章を作成できる | 制作会社選びが重要 |
| 印刷や配布まで一括で依頼できる | コミュニケーション不足によるトラブルが発生する可能性 |
| 制作にかかる時間とコストを削減できる | 思った通りのデザインにならない可能性 |
外注にはメリットとデメリットがありますので、それぞれのメリット・デメリットを理解した上で、外注するかどうか判断する必要があります。
チラシ外注の準備
1. 目的・ターゲットを明確にする
チラシを作成する目的を明確化し、ターゲットとなる住民層を特定することが重要です。目的やターゲットによって、デザインや文章の内容が変わってきます。高齢者向けのイベント告知であれば、視認性の高いデザインや、わかりやすい文章にする必要があります。一方、若者向けのイベント告知であれば、スタイリッシュなデザインや、キャッチーな文章にする必要があります。
目的やターゲットを明確にすることで、制作会社に伝わる情報が整理され、より効果的なチラシを作成することができます。
2. 予算と納期を決める
チラシ制作にかける予算と納期を事前に決めておくことが大切です。予算と納期によって、制作会社の選定や、チラシのデザインや印刷方法が変わってきます。予算が限られている場合は、シンプルなデザインや、印刷費を抑えられる方法を選択する必要があるでしょう。また、納期が短い場合は、制作会社とのスケジュール調整が重要となります。
予算と納期を事前に決めておくことで、制作会社との打ち合わせがスムーズに行い、トラブルを防ぐことができます。
3. 必要な情報・資料を準備する
制作会社に伝える必要がある情報を整理しておきましょう。必要な情報は、以下の通りです。
- チラシの目的
- ターゲットとなる住民層
- イベント内容や政策内容
- 掲載したい情報や画像
- 配布場所や配布方法
- 予算
- 納期
これらの情報を事前に準備しておくことで、制作会社との打ち合わせが効率的に行えます。また、誤解や漏れを防ぐためにも、必要な情報をしっかりと伝えるようにしましょう。
制作会社選び
1. 自治体からの外注経験のある制作会社を選ぶ
チラシ制作を依頼する制作会社は、自治体から外注経験のある会社を選ぶことが重要です。自治体の業務内容や広報活動の特性を理解している会社であれば、効果的なチラシを作成することができます。自治体向けの制作実績がある会社や、行政機関との取引経験がある会社を選ぶようにしましょう。
行政機関の業務に精通した制作会社は、以下のような情報発信を行っている場合があります。
- 自治体向けサービスの案内
- 自治体広報事例の掲載
- 行政機関との連携事例の紹介
これらの情報を参考に、自治体の業務に精通した制作会社を探しましょう。
2. 実績や評判を調べる
制作会社の実績や評判を調べることは、制作会社を選ぶ上で非常に重要です。制作会社のホームページや、口コミサイトなどで、実績や評判を確認しましょう。実績は、過去に制作したチラシのデザインや、制作事例などから確認することができます。評判は、口コミサイトや、制作会社に関する記事などから確認することができます。
制作会社のホームページや口コミサイトでは、以下のような情報を確認しましょう。
- 制作実績
- お客様の声
- 受賞歴
- メディア掲載情報
- 運用歴
実績や評判を確認することで、制作会社の信頼性や、制作能力を判断することができます。
3. 複数社から見積もりを取る
複数の制作会社から見積もりを取り、比較検討することが大切です。制作会社によって、費用や納期、サービス内容が異なるため、比較することで、自分に合った制作会社を見つけることができます。見積もりを取る際には、以下の項目を必ず確認しましょう。
- 制作費用
- 納期
- デザインの修正回数
- 印刷費用
- 配布費用
- 支払い方法
- キャンセル規定
複数社から見積もりを取ることで、制作費用の相場を把握することができます。また、サービス内容や、制作会社の対応などを比較検討することで、より最適な制作会社を見つけることができるでしょう。
4. 担当者とのコミュニケーション
制作会社とのコミュニケーションは、スムーズな制作進行に欠かせません。制作会社を選ぶ際には、担当者との面談を行い、コミュニケーションを図るようにしましょう。担当者の経験や、制作に対する熱意、コミュニケーション能力などを確認することで、信頼できる制作会社かどうか判断することができます。
面談では、以下の点を意識して、担当者とコミュニケーションを取りましょう。
- 制作会社への要望を具体的に伝える
- 質問を積極的に行う
- 担当者の対応を確認する
担当者とのコミュニケーションを通して、制作会社への信頼感を高め、スムーズな制作進行を実現しましょう。
5. 契約内容をしっかり確認する
制作会社との契約を結ぶ前に、契約内容をしっかりと確認することが重要です。特に、制作費用や納期、デザインの修正回数、著作権など、重要な項目は、しっかりと確認し、理解した上で契約を結びましょう。契約書には、以下の項目が明記されているか確認しましょう。
- 制作費用
- 納期
- デザインの修正回数
- 著作権や使用権に関する扱い
- キャンセル規定
- 責任の所在
契約内容をしっかりと確認することで、トラブルを防ぎ、スムーズな制作進行を実現することができます。
外注後の流れ
1. デザインの確認・修正
制作会社からデザイン案が提出されたら、しっかりと確認を行い、修正が必要な場合は、具体的に指示しましょう。修正の指示を行う際には、具体的な指示内容を伝え、誤解がないようにしましょう。また、修正の締め切りを守り、制作スケジュールに遅延が出ないように注意しましょう。
2. 印刷・配布の確認
印刷や配布を依頼する場合には、印刷会社やポスティング会社としっかりと打ち合わせを行いましょう。印刷会社によって、印刷費用や納期が異なるため、事前に比較検討しておくことが大切です。また、配布方法についても、ポスティング会社と連携し、ターゲットとなる住民層や配布場所などを考慮して、適切な方法を選択する必要があります。
よくある質問
自治体チラシの外注は初めてです。どんな点に注意すれば良いですか？
自治体チラシの外注は、初めてだと不安に感じる方も多いかと思います。外注する際には、以下の点に注意しましょう。
- 目的やターゲットを明確にする
- 予算と納期を決める
- 必要な情報・資料を準備する
- 自治体の業務に知見のある制作会社を選ぶ
- 実績や評判を調べる
- 複数社から見積もりを取る
- 担当者とのコミュニケーションを大切にする
- 契約内容をしっかりと確認する
これらの点に注意することで、成功するチラシ外注の実現に繋がるはずです。
制作会社にどのような情報を伝えれば良いですか？
制作会社に伝えるべき情報は、以下の通りです。
- チラシの目的
- ターゲットとなる住民層
- イベント内容や政策内容
- 掲載したい情報や画像
- 配布場所や配布方法
- 予算
- 納期
これらの情報をしっかりと伝えることで、制作会社は、自治体の意図を理解し、より効果的なチラシを作成することができます。
まとめ – 成功する自治体チラシ外注のポイント
自治体チラシの外注は、効果的な広報活動を行うための有効な手段です。しかし、外注する際には、目的やターゲットを明確にし、予算や納期を決めるなど、事前にしっかりと準備しておく必要があります。
また、制作会社選びも重要です。自治体の業務に知見のある制作会社を選び、実績や評判を確認した上で、複数社から見積もりを取り、比較検討しましょう。担当者とのコミュニケーションを大切にし、契約内容をしっかりと確認することで、トラブルを防ぎ、成功するチラシ外注を実現することができます。
この記事が、自治体担当者様のチラシ外注のお役に立てれば幸いです。
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