個人の演奏家をはじめ、サークルや同好会、習い事の教室などでコンサートを開催する場合、地域や企画団体などが主催者となってコンサートを開催する場合、ポスターはいつまでに制作を依頼すれば良いのでしょうか。
準備しておきたいことも含めて、確認していきましょう。
ポスター制作にかかる期間と準備すべきこと
ポスターを制作するための期間は、業者や混雑具合などにもよりますが、デザインなどが決まり、最終のデータを入稿してから2週間から4週間は見ておきたいところです。
ギリギリになるのは避けたいので、なるべく余裕を持って行うことを考えると、ポスターを掲載したい日から逆算して1ヶ月前には印刷の依頼をすることになります。
この1ヶ月前というのは、あくまでも最終段階の制作依頼です。
ポスターを制作するにあたっては、どのようなデザインにするか、何部刷るのか、費用はいくらなのかなど、検討すべきことが山積しています。多くの方はデザインはどうしようかと悩んだり、プロに任せるとしたら、どの制作業者に依頼すれば良いのだろうかと、検討したり、調べたりするはずです。
こうした準備期間も必要になってくるため、ポスター制作の開始時期は、もっと早くなります。
自分たちでデザインを作成するのに1ヶ月、それを制作業者に相談して見積もりを取ることやレイアウトなどを修正して、印刷する形にするまでに半月から1ヶ月は見積もりましょう。すべてプロに任せる場合、制作業者やイラストレーターなどを探し、見積もりを取るのに半月から1ヶ月、制作して提案をもらい、修正や打ち合わせを重ねて完成版ができるまでに1ヶ月から2ヶ月はかかります。
つまり、ポスター制作のための準備段階から印刷を依頼して完成するまでに最低でも3ヶ月、余裕を見て4ヶ月程度は見ておきたいところです。
コンサートポスターの依頼時に「確定していない情報」があっても制作は始められる
コンサートのポスター制作を依頼するとき、「まだ曲目が確定していないから依頼できない」「ゲスト演奏者の写真がまだ届いていない」と、すべてが揃うまで待ってしまう方がいます。しかし、すべての情報が揃うのを待っていると、記事で触れられている逆算スケジュールに間に合わなくなるリスクがあります。
制作の現場では、「確定している情報で先にレイアウトを組み、未確定の部分はダミーテキストや仮写真で進める」というアプローチが一般的です。ポスターのレイアウトの骨格が先にできていれば、後から曲目を差し替えたり写真を入れ替えたりするのは比較的短時間で済みます。
「80%の情報が揃った段階で制作を開始し、残り20%は制作中に確定させる」。この並行進行の感覚を持っておくと、スケジュールに余裕が生まれ、結果的に仕上がりの品質も上がります。
ポスターを貼りたい日から逆算する
コンサートを開催するにあたり、広く一般にチケットを販売する形を採るのであれば、より多くの人にコンサートの存在を知ってもらい、チケットを買ってもらわなくてはなりません。
チケットを買いたいと思ってもらうための宣伝手段として、ポスターを活用することになるので、チケットを発売開始する日より、遅くとも半月から1ヶ月前までにはポスターを掲載できるようにしておきたいものです。
となれば、コンサート開催日から先の3ヶ月～4ヶ月プラス半月から1ヶ月前が準備のスタート段階となります。
チケットは関係者や知人のみに販売するなど、最小限のPRで良いなら、コンサート開催日の1ヶ月半ほど前でも依頼は可能ですが、チケットを売りつくしたいと考えるなら、余裕を持って準備しましょう。
コンサートポスターの「掲示許可」の取得期間もスケジュールに含める
ポスターの制作スケジュールを組むとき、見落とされがちなのが「掲示場所の許可取得」にかかる時間です。公共施設の掲示板、商業施設の共有スペース、駅構内の広告枠など、ポスターを掲示するには施設管理者の許可が必要です。
許可申請から掲示開始までに、施設によっては数日〜数週間かかることがあります。特に公共施設では「掲示内容の審査」が入るケースもあり、申請書にポスターの完成データを添付する必要がある場合もあります。
「ポスターが完成した→さあ貼ろう→掲示許可が必要だった→申請に2週間かかる→チケット発売日に間に合わない」。この事態を避けるために、ポスターの制作スケジュールとは別に「掲示許可の取得スケジュール」を並行して進めておくことが、コンサートの集客を確実にする準備の要です。
まとめ
ポスターの制作には、データなどの入稿を行い、正式に制作を依頼してから、完成して納品されるまで2週間から1ヶ月ほどかかることを前提にしなくてはなりません。
制作期間を最大限に見積もったうえで、いつからポスターを貼りたいのか、いつまでに間に合わせたいのかから逆算して依頼時期を決めます。
期間がタイトになると対応してもらえないケースもあるので、余裕を持ち、ポスターを貼りたい日の1ヶ月半くらい前には依頼をかけましょう。
そのための準備として画像やキャッチコピー、掲載すべき内容を決め、デザインを考えておく必要があります。
デザインも制作してもらう場合は、さらに余裕を持ち、ポスターを貼りたい日の3ヶ月前ほどから話し合っておくと安心です。
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